Проектов и задач мало не бывает! Я в этом глубоко убежден. Ставьте амбициозные цели и максимально стремитесь к их достижению. Но что делать, если удержать все задачи в одном месте уже просто не представляется возможным, так как ваши проекты уже не помещаются в планировщик? Работа с командой и делегирование полномочий превращается в балаган с отсутствием своевременного контроля выполнения и предоставления обратной связи сотрудниками. 

Сегодня разберем отличный инструмент по оцифровке ваших задач и задач команды, который определенно поможет двигаться вам быстрее к достижению своих целей.

Worksection — это сервис для команд, который систематизирует всю информацию по проекту: задачи, сроки, файлы и переписку.

Ссылка на ресурс https://worksection.com/

Этот инструмент точно поможет сохранить много времени, денег и нервных клеток!

Вы всегда будете в курсе событий, сможете планировать свои задачи, а также видеть нагрузку вашей команды и даже посчитать время, которое вы тратите в течение дня для решения тех или иных вопросов.

Осталось только внедрить этот инструмент в вашем сетевом бизнесе с чем у нас не было проблем, так как Worksection — это удобство и простота. Все быстро и легко включились в работу по оцифровке наших планов на будущее.

Новые люди в команду добавляются очень просто. Вы можете делать простые приглашения им на электронную почту. При начальном этапе использования мы создали сначала небольшую группу. Часть из этих людей сделали администраторами для удобства управления проектами. После недели использования этого продукта мы уже смело добавили остальных членов команды и распределили между ними роли, сделав так, чтобы каждый видел только свои задачи и проекты.

На одном из совещаний команда MLM Master отметила, что Worksection прибавил +53% к нашей продуктивности.

Проектов и задач мало не бывает! Я в этом глубоко убежден. Ставьте амбициозные цели и максимально стремитесь к их достижению. Но что делать, если удержать все задачи в одном месте уже просто не представляется возможным, так как ваши проекты уже не помещаются в планировщик? Работа с командой и делегирование полномочий превращается в балаган с отсутствием своевременного контроля выполнения и предоставления обратной связи сотрудниками. 

Как я заработал в первый месяц 2000$ на разнице товара в сетевом бизнесе

Основы работы с задачами в проекте

Первое, что необходимо сделать — это научится правильно создавать задачи, начиная с названия и использования пяти принципов S.M.A.R.T. Важно соблюдать порядок, чтобы каждый смог быстро разобраться, что от него требуется и какой результат ожидает команда.

 S.M.A.R.T. — это технология постановки задач. Каждая буква соответствет конкретному значению результата. И он должен быть:

Specific (Конкретный)
Когда вы ставите задачу, то нужно четко определиться, что конкретно вы хотите получить в результате ее выполнения? Почему этот критерий так важен для вас? Не стоит забывать, что участники команды могут видеть вашу задачу и ее исполнение по-другому, поэтому важно получить от них обратную связь.

Measurable (Измеримый)
Здесь очень важны критерии измеримости результата, которые позволят определить степень его достижения. Вы должны научиться объективно контролировать процесс проделанной работы.

Attainable, Achievable (Достижимый)
Важно учитывать личные качества исполнителя задачи и их профессиональный уровень. Очевидно, что если вы поставите задачу неопытному сотруднику, то ее достижение ставится под сомнение. Член команды должен обладать необходимыми навыками и качествами. При этом вам нужно научится балансировать между интенсивным уровнем работы команды и завышением планки достижения результата. Более точная трактовка слова «достижимость» применительно к контексту цели, позволяет говорить о параметре «индивидуально-достижимая», т.е. цель всегда должна бросать риск и вызов, выводить человека (сотрудника) из зоны комфорта и погружать его в зону роста, при этом сохраняя способность реализоваться при приложении усилий со стороны человека (сотрудника).

Relevant (realistic) (Актуальный)
Это простая и понятная необходимость задать вполне логичный вопрос — «Зачем?». Зачем нам достигать этой цели? Участники вашей команды дожны четко понимать взаимосвязь между целями компании и личными целями. Если они совпадают, то это идеальная картинка и система мотивации достижения результата в поставленной задаче. 

Time-bound (Ограниченный во времени)
Вы должны обязательно устанавливать сроки выполнения задачи и получать обратную связь от команды в отношении того, почему результат не был достигнут в срок. Это поможет в будущем ставить более реалистичные временные рамки достижения цели в бизнесе.

Есть слона частями
Мы стараемся «есть слона» частями. Сначала создаются глобальные задачи проекта, в них подзадачи, а в последних мелкие пункты обязательные к выполнению.

Не менее важно расставлять приоритеты. В этом случаем мы используем матрицу Эйзенхауэра.

Эта матрица представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.

A: важные и срочные дела

Это вопрос самодисциплины, так как при появлении записей в этом квадранте это свидетельствует о вашей неорганизованности. Такие ситуации бывают в жизни любого человека, но их определенно необходимо избегать и при правильном планировании совего времени вы можете достич в этом успеха. Для этго нужно всего лишь вовремя выполнять задачи из других квадрантов. Но если срочные дела и появляются, то сюда необходимо вписывать:

• Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей;
• Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей;
• Дела, которые имеют отношение к здоровью.

Не забывайте о том, что важные и срочные дела, находящиеся в этом квадранте могут быть делегированы. Постарайтесь поручить их выполнение кому-то из участников своей команды, если это не требует вашего личного участия в решении такой задачи.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Как показывает практика наши повседневные задачи часто находятся в этом блоке и он заслуживает особого внимания. Успешные люди, по статистике, становятся такоговыми за счет максимальной концентрации своих услий на решении именно этих задач и целей, находящихся в квадранте B. Это наиболее приоритетные и перспективные дела.

Такие задачи не являются максимально срочными и их решение происходит обдуманно с раскрытием своего полного творческого потенциала при их решении, появляется возможность сконцентрироваться на нюансах и управлять временными рамками. Но не стоит забывать, что при неправильном подходе такие задачи с легкостью могут перекочевать в квадрант А — важные и срочные дела.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Эти задачи, как правило, только мешают нам двигаться к цели, постоянно нас отвлекают, заставляя отставлять на втрой план, то что должно было быть сделано в первую очередь. Это могут быть навязанные кем-то вам цели, встречи и переговоры. Такие дела только тормозят нас и нужно максимально избавляться от таких отвлекающих факторов, определенно мешающих вам на пути к достижению результата.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Это настоящие пожиратели времени! От таких дел лучше отказыватся или делать их в последнюю очередь, ведь они не приносят никакой пользы. Их ловушка заключается в том, что такие задачи очень просты в выполнении и доставляют удовольствие при их выполнении. Просмотр глупых передач или роликов в Интернете, бесмысленная переписка, врямя потраченное в социальных сетях — это все, то от чего точно следует избавляться!

Эти принципы мы взяли за основу при работе над проектами в нашей команде. Вот небольшой слайд проекта MLM Master, который мы развиваем совместными усилиями. Здесь представлены мои оцифрованные задачи с расстановкой приоритетов.